Einige Tipps, um den Bereich für gemeinsame Dokumente zu organisieren
Wenn Sie zu den an der Organisation der Liste und am Erstellen von Dateien und Ordnern Beteiligten gehören, zeigen Sie Weitsicht: denken Sie daran, dass die Liste sich vielleicht entwickelt und jahrelang genutzt werden wird.
Hier sind einige Vorschläge, um zu vermeiden, dass eine Liste anarchisch wuchert:
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Wenn die Liste in einem regelmäßigen Turnus dieselben Ressourcen veröffentlicht, organisieren Sie diese nach Monat oder Jahr (oder nach jedem anderen Turnus, der Ihren Bedürfnissen entspricht).
Beispiel: Wenn die Liste Studienarbeiten sammeln soll, werden die Studierenden von Jahr zu Jahr dieselben Kurse belegen und dieselben Arbeiten erstellen. Es ist daher eventuell angebracht, im Hauptverzeichnis des Bereiches für gemeinsam genutzte Dokumente einen Ordner für jedes Semester oder Studienjahr anzulegen: Dies erlaubt Studierenden, die Arbeiten des vorhergehenden Zeitraums einzusehen (sofern die Lehrkraft den Zugriff auf vertrauliche Ressourcen einschränkt). Hierin können dann Unterordner für jeden Kurs oder jede Lehrkraft entstehen.
- Wenn die Liste ein Arbeitsmedium für alle Angehörigen einer Abteilung ist, empfiehlt sich eine projektbasierte Organisation.
- Wenn die Liste hauptsächlich zum Informationsaustausch dienst, wähleN Sie eine themenbasierte Organisation.
- Sie können auch eine Organisation nach Person oder Arbeitsgruppe etc. wählen oder sogar all diese Lösungen kombinieren!
Um Probleme zu vermeiden, wählen Sie die Namen von Dateien und Ordnern, die Sie auf Listen veröffentlichen, mit Bedacht: geben Sie Ihnen ausdrucksstarke, aber kurze Namen und vermeiden Sie Leerzeichen, Umlaute, Akzente, Bindestriche und Sonderzeichen.